Olen ihmetellyt todella pitkään, miksi yhä työstämme dokumentteja ohjelmilla, jotka on suunniteltu pari vuosikymmentä sitten A4-sivuille tulostettavien dokumenttien tekemiseen ja sitten lähettelemme niitä toisillemme sähköpostitse ja kuitenkin luemme ruudulta.
Tuntuu ihan naurettavalta taistella virtuaalisten sivurajojen kanssa ruudulla, kun niillä ei oikeasti digitaalisessa maailmassa ole mitään merkitystä.
Web on keksitty ja yleistynyt jo aika kauan sitten ja olemme kaikki tottuneet lukemaan vaikka blogeja ja wikejä – ihan tavallisten verkkosivujen lisäksi. Miksi niitä ei siis yritysmaailmassa edelleenkään osata hyödyntää kunnolla?
Miksi se yhden A4:n tarjouspyyntö tai lehdistötiedote ei ollut HTML-muotoisessa sähköpostissa itsessään, linkkinä verkkosivulle tai vaikka HTML/MHTML-liitteenä, jos erillinen tiedosto käy enemmän järkeen? Miksi “tekstinkäsittelyohjelmat” eivät ole kehittyneet HTML-dokumenttien editoreiksi? Enkä nyt tarkoita mitään design-työkalua, vaan ihan perusleipätekstiä väliotsikoilla, kuvilla ja taulukoilla. HTML ja CSS kun riittävät tavallisen yksinkertaisen toimistodokumentin merkkaamiseen ja esittämiseen enemmän kuin hyvin.
Tähän ongelmaan verrattuna ei ole kovin suuri edistysaskel saada dokumentteja sähköpostista vaikka SharePointiin.
Toi on mun mielestä hyvä näkökulma, mutta toisaalta todella paljon sähköisesti tuotettua sisältöä tulostetaan edelleen lukemista varten.
Toinen asia on se, että ihmiset hahmottavat tuotetun tekstin volyymin sivuina. Sivuttoman dokumentin “painoa” on paljon vaikeampi arvioida, koska käytännössä vain sisällöntuotannon ammattilaiset ymmärtävät hahmottavat sana- ja merkkimääriä. Kokonaan toinen asia on se, mitä merkitystä volyymilla on – mutta jotain tuntuu olevan.
Itse olen huomannut, etten kirjoita enää juuri lainkaan perinteisiä .doc-dokumentteja. Lähes kaikki tuottamani materiaali on joko PowerPoint-esityksiä tai Google Docsiin tehtyjä dokkareita, jotka muistuttavat monessa suhteessa Akin peräänkuuluttamaa HTML-editointia. Tai sitten wikejä, blogeja, sähköposteja, jne.
Perinteisiä .docceja tarvitsee tehdä lähinnä virallisia hakemuksia ja deliverableja ja sen sellaisia varten. Firman sisällä kommunikaatio toimii useimmiten paremmin muilla keinoilla.
Niin mutta kun on olemassa myös se vähemmän digitaalinen puoli. Se, että suuri osa perusdokumenteista voisi ihan hyvin olla web-teknologioilla tehtyjä on varmasti ihan totta. Mutta niin uskomatonta kuin se onkin, tänä päivänä tehdään edelleen paljon dokumentteja tulostettaviksi. Kirjoja, lehtisiä ynnä muita. Alaviitteiden totettaminen html+css -combolla lienee hieman hankalaa?
Kirjan kirjoittaminen Wordilla on vähän outo ajatus, kun se taittotyö kuitenkin tehdään jossain ihan muualla eikä sivurajojen emuloinnista ole mitään iloa. Mutta tietenkin on tarvetta, väitän vain että Wordia käytetään useimmiten vääriin tarkoituksiin.
Verkossa alaviitteet ovat aika harvinainen näky siksi, että alaviitettä parempi ratkaisu on useimmissa tapauksissa linkki. Ne, jotka varsinaisia alaviitteitä verkkosivulla ovat kaivanneet, ovat toteuttaneet ne sivun sisäisillä linkeillä (esimerkki). Alaviitteessähän ei verkkosivulla ole mitään ihmeellistä ongelmaa, kun ei tarvitse erikseen tasata viitettä sivun alalaitaan – se on automaattisesti sivun lopussa.
Perus html-dokkareiden ongelma on liitteet ja niiden järkevä tallentaminen offline. Olikos tuo MHTML-muoto sellainen, että kuvat ja muut saa saman dokumentin sisään? En muista koskaan törmänneeni sellaiseen?
Luonnollisesti verkossa alaviitteet ovat harvinainen näky, mutta monissa paperituotoksissa niitä kyllä käytetään.
Erkka, MHTML:n olisi kyllä tarkoitus olla juuri tuollainen. Ongelmana on vain se, että hyvin harvat selaimet sitä tukevat ja IE:lläkin (jolla sen siis pitäisi toimia) törmää usein “This page cannot be saved as a web archive” -tyyppisiin virheisiin.
Lisätietoja: http://en.wikipedia.org/wiki/MHTML
On edelleen paljon ihmisiä, jotka edelleen haluavat lukea dokumentit paperilta. Minäkin kuulun niihin jossain tapauksissa; jos täytyy lukea huolella pitkä dokumentti, se on mielestäni mukavampi tehdä paperilta. Ja minusta sivunumerointi on kiva konsepti sisällön hahmottamiseen.
Mutta sitten on lisäksi niitä, joiden mielestä edes lyhyttä dokumenttia ei kerta kaikkiaan voi lukea sähköisesti: Hauska tapaus oli tässä yhdessä palaverissa, kun pari henkilöä keskusteli sähköpostiviestittelystään: toinen kysyi, onko toinen saanut hänen viestinsä. Tämä vastasi, että on saanut ja on jo tulostanutkin sen, mutta ei ole vielä ehtinyt lukea. Hän vilautti paperia, ja siinä oli 4 riviä tekstiä. Eli edes tuota neljää riviä ei voinut lukea suoraan ruudulta…